Зачем нужна welcome-зона и что будет без неё?

Первые 20–30 минут любого мероприятия — самые неловкие. Гости приходят постепенно, знакомых ещё мало, программа не началась. Люди стоят с бокалом, смотрят в телефон и ждут.
Без welcome-зоны это время теряется. С ней — работает на мероприятие: люди знакомятся, взаимодействуют, получают первые впечатления. К началу основной программы атмосфера уже разогрета, аудитория расслаблена.
Для event-агентств welcome-зона — это ещё и вопрос репутации. Клиент оценивает мероприятие с первой секунды. Пустой вход с парой баннеров и столом регистрации — плохой старт даже для отличного события.

Из каких элементов строится welcome-зона?

Хорошая welcome-зона включает несколько слоёв:
Навигация и регистрация. Гость должен сразу понять, куда идти, где зарегистрироваться, что происходит. Стойка регистрации, указатели, программа мероприятия — базовый уровень, без которого всё остальное не работает.
Визуальный якорь. Что-то, на что гость смотрит и понимает: он попал куда нужно, мероприятие серьёзное. Брендированная фотозона, инсталляция, тематическое оформление. Это первый кадр, который люди фотографируют и публикуют.
Активный элемент. То, что можно сделать прямо сейчас, не дожидаясь других. Фото-интерактив, деревянная игротека, интерактивная инсталляция. Снимает неловкость: человек занят, а не просто стоит.
Фуршетная зона. Напитки и лёгкие закуски у входа — не обязательно, но сильно помогают. Люди с бокалом чувствуют себя увереннее и охотнее вступают в разговор.

Какие интерактивы лучше всего работают в welcome-зоне?

Для welcome-зоны подходят форматы с быстрым результатом — гость не должен ждать долго или прилагать усилия.
ИИ-фотостойка. Идеальный выбор. Гость подходит, фотографируется, через 30 секунд получает уникальный снимок. Быстро, не требует объяснений, даёт повод для разговора с соседом в очереди. Брендированное фото публикуется в соцсетях — событие получает охват ещё до начала программы.
Деревянная игротека. Крупные деревянные игры расставляются по зоне. Люди берут и играют самостоятельно или с незнакомцами. Низкий порог входа, нет сложных правил, которые нужно объяснять, работает на любую аудиторию.
Скетч-бот. Робот рисует портрет — медленнее фотостойки, но производит сильное впечатление. Процесс рисования собирает зрителей, завязывает разговоры. Хорошо работает на камерных мероприятиях до 100 человек, где не нужна высокая проходимость.
Фан-казино. Несколько столов у входа с крупье создают атмосферу с первых секунд. Гости сразу вовлекаются в игру, знакомятся за столом. Особенно хорошо работает на вечерних корпоративах с дресс-кодом — казино органично вписывается в атмосферу.

Как правильно расположить элементы welcome-зоны?

Расположение так же важно, как выбор элементов.
Регистрация — первое, что видит гость. Стойка регистрации должна быть сразу у входа, хорошо заметна. Если гость ищет где зарегистрироваться — что-то пошло не так.
Активный интерактив — сразу после регистрации. Человек получил бейдж и сразу видит что-то интересное. Не нужно идти куда-то искать развлечение — оно уже здесь.
Фуршет — в глубине welcome-зоны или сбоку. Если поставить еду у входа, гости будут толпиться у входа и мешать новым прибывающим. Фуршет должен тянуть людей вглубь пространства.
Фотозона — в хорошо освещённом месте, видимом издалека. Люди должны замечать её сразу — это создаёт желание подойти. Тёмный угол убивает эффект даже самого дорогого оборудования.
Навигация на выход в основной зал — чёткая и заметная. Когда начинается программа, гости должны легко найти куда идти. Запутанная навигация создаёт хаос в момент перехода.

Сколько времени должна работать welcome-зона?

Welcome-зона работает в период сбора гостей — обычно 30–60 минут до начала основной программы. Но это не значит, что интерактивы убирают с началом события.
Оптимальный сценарий: интерактивная зона остаётся доступной весь вечер как пространство для отдыха от основной программы. Гости возвращаются между блоками, фотографируются повторно, доигрывают партии. Это разгружает основные зоны и даёт людям свободу перемещения.

Какие ошибки чаще всего делают при организации welcome-зоны?

Слишком маленькая площадь. Welcome-зона должна комфортно вмещать 20–30% гостей одновременно. Если люди толпятся у входа — зона не справляется с потоком.
Один формат на всех. Разные гости — разные предпочтения. Кто-то хочет фотографироваться, кто-то играть, кто-то просто поговорить. Комбинация двух-трёх форматов покрывает все типы.
Отсутствие оператора. Оборудование без живого человека работает вполовину мощности. Оператор приглашает, объясняет, вовлекает — без него часть гостей пройдёт мимо даже интересного интерактива.
Welcome-зона только у входа. Если площадка позволяет, элементы welcome-зоны можно рассредоточить по нескольким точкам. Люди исследуют пространство, а не стоят у одного стола.
Демонтаж сразу после начала программы. Гости, пришедшие позже, не попадают в атмосферу. Лучше оставить хотя бы один интерактивный элемент работать весь вечер.

Как рассчитать бюджет welcome-зоны?

Стоимость welcome-зоны складывается из нескольких статей: аренда интерактивного оборудования, оформление и декор, фуршет, работа персонала.
Интерактивное оборудование в welcome-зону — самая заметная статья с точки зрения впечатления гостей и самая окупаемая с точки зрения контента и охвата. При планировании бюджета рассчитывайте welcome-зону как отдельный блок — это помогает обосновать расходы перед клиентом.
Мы помогаем подобрать комбинацию оборудования под бюджет и количество гостей — оставьте заявку, рассчитаем варианты.